Catering e Banqueting

Catering e banqueting sono due termini che spesso vengono confusi ma non sono la stessa cosa. Fino alla fine del 1700 esistevano solo i banchetti.
Il catering (dall’inglese to CATER ovvero fornire, provvedere), come forma di ristorazione a domicilio, è nato dopo il banchetto ma prima del banqueting, che è cosa ben diversa.
I Banchetti nella Storia
Il banchetto è una pratica antichissima e fino alla fine del 1700 era un evento non commerciale. Il romano Apicio, vissuto nel I sec. d.C., era famoso per i banchetti da lui organizzati. Considerato il maggior esperto di gastronomia del suo tempo, codificò il suo sapere nel ” De re coquoinaria“, il più importante libro di cucina scritto in latino.
All’epoca, ovviamente, l’aspetto del cibo nel banchetto non vantava la stessa considerazione e valenza sociale, culturale ed economica del banqueting di oggi.
I banchetti erano riservati alle classi più agiate e servivano per stupire gli invitati con preparazioni inconsuete, conosciute durante viaggi in terre lontane; la riuscita dell’evento e la fama che riceveva colui che li organizzava, stava proprio nel saper proprorre le novità nell’occasione più adatta.
Ovviamente gli spostamenti e il turismo erano riservati a pochi e le novità viaggiavano lentamente, di solito solo da corte a corte.
Nel XIX secolo, ristorazione (intesa in senso commerciale) e banchetti erano due cose distinte e separate.
La prima si esprimeva nei pochi ristoranti esistenti e nei ristoranti d’albergo ed era fortemente d’elite: il consumo dei pasti fuori casa, era legato quasi esclusivamente al turismo delle classi più abbienti.
I secondi, si identificavano spesso con la realizzazione di eventi di alto livello politico.
Il banchetto, per come lo intendiamo noi oggi, inizia ad essere una usanza più diffusa con lo sviluppo economico degli anni Sessanta in seguito del boom economico, alla diminuzione del tasso di analfabetismo e alla nascita del turismo di massa.
Le persone iniziano a viaggiare, portandosi con sè abitudini, tradizioni e usanze lasciando un segno, nel luogo visitato.

Per catering si può intendere:

  • Organizzazione di banchetti ed eventi in luoghi esterni all’azienda ristorativa
  • Rifornimento di pasti
  • Rifornimento di prodotti alimentari
  • Produzione di pasti per la ristorazione collettiva

Il termine Catering deriva dall’inglese to cater (rifornimento di cibi e bevande), è nato per rifornire piccole aziende, successivamente si espanse con lo sviluppo di mezzi di trasporto.
Passeggeri (su aerei, treni e navi), lavoratori, studenti e pazienti (mense), dovevano soddisfare un bisogno primario come l’alimentazione, date le evidenti difficoltà tecniche, di spazio ed economiche, il mercato ha risposto a questa necessità con la nascita di operatori specializzati nella preparazione, confezionamento, trasporto, rigenerazione e somministrazione dei pasti.
L’attività di catering consiste nel preparare i pasti in un luogo di produzione (cucina centralizzata) e trasportarli in un luogo più o meno distante per il consumo (cucina satellite). Esso prevede manipolazione e preparazione, imballaggio e trasporto.
Oggi si rivolge sia ad alcuni servizi della ristorazione commerciale sia alla ristorazione collettiva.

Nella ristorazione commerciale

Si è sviluppato per rendere sempre più flessibili i servizi ristorativi e per andare incontro alle nuove esigenze dei clienti e ai nuovi stili di vita. Per alcuni servizi risulta più conveniente rispetto alla produzione in proprio (ad esempio negli alberghi di medio/alto livello).

Nella ristorazione collettiva

In questo caso c’è un rapporto giuridico tra:

  • Le aziende che producono i pasti
  • Gli enti e/o le aziende che pagano il servizio alle aziende di catering
  • Le comunità di persone che usufruiscono del servizio

Nelle aziende pubbliche le ditte di catering vengono scelte attraverso una gara d’appalto tenendo conto dei prezzi, degli standard qualitativi e soprattutto di quelli igienico sanitari.

RISTORAZIONE COMMERCIALE

Gli esercizi della neo ristorazione  che spesso utilizzano il servizio di catering sono il self service e alcuni fast food.

Negli ultimi anni molti alberghi hanno affidato i servizi ristorativi al Catering, con questi vantaggi:

  • Abolizione della cucina di produzione (occorre solo quella di finitura);
  • Riduzione degli ammortamenti degli impianti e delle relative spese di manutenzione;
  • Riduzione delle spese per l’acquisto delle materie prime;
  • Eliminazione degli sprechi relativi alla cucina;
  • Costi del personale ridotti;
  • Riduzione dei costi derivanti dalla produzione dei pasti.

RISTORAZIONE VIAGGIANTE

In questo caso si parla di:

  • Catering ferroviario: possiamo trovare una carrozza ristorante, il bar o il self service; in alcuni casi viene offerto un vassoio con il pasto da consumare al proprio posto, oppure il personale passa lungo le carrozze con il carrellino del mini bar.
  • Catering aereo: l’organizzazione presenta molte difficoltà a causa degli spazi ridotti, si deve garantire le corrette procedure igieniche per evitare contaminazioni da una nazione all’altra, si deve assicurare qualità costante indipendentemente dalla tratta.
  • Catering navale: si deve fare una distinzione tra le tratte brevi e le navi da crociera. Nelle tratti breve il servizio è simile a quello ferroviario. Mentre nella navi da crociera l’azienda di catering fornisce le derrate necessarie per ogni viaggio, il personale che preparerà e somministrerà i pasti all’interno della nave. In questo caso il servizio è molto elegante e richiede personale specializzato.

RISTORAZIONE COLLETTIVA

Per coprire il servizio della ristorazione aziendale le aziende di catering hanno bisogno di:

  • Attrezzature avanzate e adeguate alla produzione;
  • Personale specializzato;
  • Capacità di creare menu ciclici rispettando i principi dietetici.

Ogni azienda a seconda della capacità decide il tipo di servizio ristorativo più adatto alle sue esigenze. Ad esempio:

  • Aziende grandi: più di 400 unità, il servizio di catering viene realizzato all’interno dell’azienda e i piatti vengono serviti immediatamente (sistema convenzionale).
  • Aziende medie: 50-400 unità, i pasti vengono preparati in cucine centralizzate e poi veicolate nelle zone di consumo interne all’azienda (legame differito).
  • Aziende piccole: meno di 50 unità, il servizio viene svolto attraverso ristoranti interaziendali (strutture di medie e grandi dimensioni a disposizione di più aziende che garantiscono un servizio rapido, di qualità, in linea con le aspettative dell’utenza).

Il Banqueting

È quella particolare forma di catering che avviene in un luogo dove non vi è una licenza di somministrazione di cibi e bevande, che prevede un contratto preesistente di fornitura occasionale o comunque non continuativa di cibo e bevande.

Negli ultimi anni si è molto diffuso nel mondo della ristorazione, grazie a:

    • la moltiplicazione degli eventi pubblici o privati che i clienti desiderano festeggiare;
    • la propensione a volersi diversificare;
    • il desiderio di offrire agli invitati un ricevimento esclusivo;
    • gruppi di invitati molto numerosi con conseguente difficoltà di collocazione nei ristoranti tradizionali.

Il banqueting non è un’attività di solo acquisto, preparazione e fornitura cibo, consiste nel “realizzare” un ricevimento, assumendosi la responsabilità di tutto l’evento.
Alcuni privati, negli ultimi anni hanno cominciato a mettere a disposizione le proprie ville (storiche o di prestigio) per la realizzazione di ricevimenti eleganti e cerimonie.
Questa attività viene proposta sia da aziende della ristorazione collettiva, sia da ristoranti sia da alcune aziende specializzate in eventi.
Non solo si pensa a produrre i pasti ed a consegnarli ma viene organizzato l’intero evento in ogni singola fase: dalla realizzazione del menù, al sopralluogo ed alla scelta della attrezzature ed allestimenti, alla decorazione della location, l’intrattenimento musicale e l’animazione per grandi e/o bambini.

Caratteristiche

      • Autorizzazione: è necessaria una autorizzazione per lo svolgimento dell’evento rilasciata dalla Camera di Commercio;
      • Preesistenza di un contratto: il servizio si attiva solo dopo una richiesta di fornitura di pasti in un determinato luogo;
      • Occasionalità: si deve trattare di eventi unici e/o occasionali, altrimenti occorre la licenza comunale temporanea per la somministrazione di alimenti e bevande;
      • Fornitura di pasti e servizi: è un servizio a ciclo completo in quanto il banqueting si occupa di tutto ciò che concerne l’organizzazione dell’evento.

Problematiche

      • Difficoltà e imprevisti maggiori rispetto a un’attività ristorativa tradizionale;
      • Non tutte le preparazioni si adattano al servizio differito;
      • Il trasporto può implicare ritardi e inconvenienti;
      • La parte più critica del lavoro viene svolta in un posto spesso non attrezzato;
      • La mole di lavoro è molto elevata;
      • Gli inconvenienti più banali possono diventare grandi ostacoli.
      • Il personale: il reperimento del personale è un’altra problematica in quanto è necessario poter disporre di professionisti altamente specializzati, ai quali però difficilmente si può garantire un lavoro continuativo, perché gli eventi sono prevalentemente concentrati verso il fine settimana e solo in alcuni periodi dell’anno.

Il vantaggio molto importante di questa tipologia di servizio è che il lavoro è tutto prestabilito, quindi sappiamo in anticipo il menu, l’orario, il numero di clienti e le esigenze, ecc..

La figura che si occupa di organizzare tutto l’evento è il Banqueting Manager. Questa figura professionale:

      • È il progettista, il regista e il coordinatore dell’intero evento;
      • Deve avere competente enogastronomiche, capacità gestionali e organizzative, deve possedere gusto estetico;
      • È il punto di riferimento dell’evento.

I suoi compiti sono:

      • Coordina con il cliente il menu e le bevande, proponendo piatti e stili i servizi adeguati all’evento e al luogo scelto;
      • Predispone l’ubicazione del buffet;
      • Gestisce gli approvvigionamenti;
      • Definisce gli aspetti ambientali;
      • Prepara con lo chef il progetto per l’allestimento della cucina;
      • Segue lo svolgimento dei banchetti;
      • Al termine della manifestazione verifica che tutto torni nei magazzini.

Il servizio di Banqueting

Determinazione del prezzo di vendita

Nel determinare il prezzo di vendita, il Banqueting Manager deve tenere presente:

    • I costi maggiori che si deve sostenere rispetto ad uno stesso evento svolto in un ristorante (affitto locali, attrezzature e allestimenti, ecc);
    • Trasporto di attrezzature, materie prime e personale;
    • Manodopera aggiuntiva per le operazioni di carico e scarico, e ricorso a personale extra.

Il prezzo finale è quindi il risultato di molteplici fattori: costo delle materie prime, il numero del personale impiegato, il noleggio della location e degli allestimenti, il menu, le decorazioni floreali, i tecnici impiantisti, gli intrattenitori.

Pianificazione del servizio

      • Il tipo di servizio varia in base al numero dei partecipanti;
      • Prevedere spazi opportuni in base al numero dei cliente (ne spazi tropo ampi ne troppo stretti);
      • Addobbi e tovagliati devono essere adeguati alla manifestazione, al periodo, al menu e alla location.

Le fasi del servizio

Ogni evento deve essere pianificato con cura e nel minimo dettaglio, quindi è importante seguire uno schema. La figura che ricopre questo ruolo è il Banqueting manager.
Pianificare e realizzare un evento è molto difficile e richiede grande professionalità e organizzazione.
Le fasi:
1. Incontro con il cliente
In questa fase è fondamentale ascoltare le esigenze e le richieste il cliente. E’ una fase delicatissima per diversi aspetti: il cliente ha già fatto una prima scrematura ed ha scelto voi! Nessun elemento deve essere tralasciato o lasciato al caso.
Si presentano alcune proposte di menu, di allestimenti e di addobbi.
Successivamente si procede alla personalizzazione di tutti questi aspetti.
Si presenta il prezzo di vendita.
2. Pianificazione del menu
Il menu deve essere definito a seconda: delle richieste dei clienti, dell’occasione, del tipo di servizio, della tipogia di cliente, della stagionalità, dell’abbinamento dei vini, della location e del trasporto. Tutti i dati vengono raccolti in una “scheda evento” che viene trasmessa agli uffici interni preposti per ordini di spesa (materie prime, attrezzature, mise en place, decorazioni, intrattenitori, personale, ecc). Il menu si struttura in base a tutti questi dati e tenendo conto anche dell’aspetto logistico.
3. Il sopralluogo
Se la location non è stata mai utilizzata occorre visitare il luogo per verificare la dimensione degli spazi, i requisiti di sicurezza, il parcheggio ed altri fattori (mutevoli a seconda dell’evento). Molte aziende di Banqueting hanno già un “pacchetto di luoghi” da poter proporre, (potenzialmente divisibili per posizione geografica, mare o montagna, castelli o ville storiche) oppure hanno già degli accordi con proprietari di strutture.
4. Realizzazione della check-list
Dopo aver definito tutto, occorre produrre la scheda dell’evento ed una lista che sintetizzi tutto ciò che occorre, cioè una “check list” con dati dell’evento, materie prime, piccole e grandi attrezzature necessarie, tipologia di servizio e quantità di personale.
La scheda evento sarà trasmessa ad i diversi reparti (ad esempio sala e cucina).
La check list sarà fondamentale per controllare e verificare il carico e lo scarico delle merci e delle attrezzature.
5. Preparazione ed allestimento
Prima dell’evento i responsabili dei reparti (chef e maitre) inizieranno a predisporre gli ordini d’acquisto. Poi all’organizzazione delle fasi e delle modalità in base alle preparazioni necessarie e alle cotture, agli allestimenti, alle mise en place e a tutte le altre richieste.
Allestimento: i responsabili coordineranno le apposite squadre di montaggio
6. Servizio e Riassetto
Il giorno dell’evento tutto deve essere al proprio posto (tavoli allestiti, percorsi, buffet, preparazioni base per le pietanze, bibite fresche in frigo), non è consentito sbagliare ne dimenticarsi niente perché si potrebbe compromettere la buona riuscita dell’evento.
Svolgimento dell’evento: si accoglie gli ospiti e si procede alla somministrazione servizio.
Il Banqueting manager o un suo delegato assiste il committente durante tutto l’evento.
Solo a conclusione dell’evento, quando anche i committenti dell’evento avranno lasciato la location, il personale procederà al riassetto dell’intera struttura ricaricando e soprattutto controllando che tutte le attrezzature vengano riportate in laboratorio.

Realizzazione del servizio

      1. Produzione delle preparazioni: vengono realizzate in anticipo nel laboratorio dell’azienda e poi conservate
      2. Veicolazione: i piatti vengono trasportati attraverso il legame differito
      3. Distribuzione: nella zona distribuzione deve essere previsto un ambiente dove poter rigenerare i piatti
      4. Preparazione mise en place
      5. Predisposizione guardaroba
      6. Sistemazione degli addobbi
      7. Preparazione degli aperitivi
      8. Disposizione piatti freddi sul buffet
      9. Al momento del servizio disposizione sul buffet dei piatti caldi
      10. Servizio di cibi e bevande
      11. Sbarazzo del materiale utilizzato
      12. Riordino del materiale

Il servizio di cucina

      • Lo chef partecipa attivamente alla stesura del menu
      • Deve visitare il luogo dove si svolgerà l’evento per stabilire la zona dove meglio allestire la cucina
      • Deve compilare l’elenco degli utensili occorrenti

Il magazzino

      • L’economo svolge un ruolo centrale, coordina la preparazione delle attrezzature e il trasporto delle merci
      • Una buona gestione del magazzino evita sprechi di materie prime e dispersioni di materiali, ed abbassa i rischi di possibili imprevisti

Attrezzature e noleggio

      • Le società di banqueting possono possedere tutta l’attrezzatura oppure averne una parte e affittare la rimanente.
      • Di solito le società appena fondate affittano quasi tutto l’occorrente e poi reinvestono gli utili per acquistare le attrezzature.
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